Автообзвон

Если вам нужно рассказать клиентам о новой акции, изменении условий оказания услуг или другом важном событии и при этом сэкономить драгоценные рабочие часы менеджеров, запустите услугу «Автообзвон».

Для этого запишите файл с сообщением, загрузите список номеров для обзвона и выполните по шагам настройку опции. В результате Облачная АТС позвонит каждому клиенту из списка и проиграет ваше объявление, пока менеджеры будут заняты более важными делами.

«Автообзвон» можно подключить в разделе «Тариф».

1. После подключения услуги в разделе «Тариф» в настройках вашей Облачной АТС перейдите в раздел «Настройки» – «Еще».

2. В разделе «Сервис для отдела продаж» выберите «Автообзвон».

3. Включите опцию, передвинув переключатель вправо. Выберите номера, которые будут использоваться для автообзвона. Нажмите «Сохранить».

Если вы выбрали несколько номеров для автообзвона, в каждом задании Облачная АТС будет использовать любой из них в случайном порядке.

Обратите внимание: номера, которые вы выберите для автообзвона, будут использоваться только для автоматического исходящего обзвона. Все остальные функции Облачной АТС будут недоступны для этих номеров.

4. Кликните на иконку «Автообзвон», появившуюся в боковом меню.

5. Создайте новое задание для автоинформатора. Для этого на вкладке «Задания» нажмите «Добавить задание».

6. Введите название задания на автообзвон, которое позволит легко найти нужное задание в списке.

7. Включите автообзвон, чтобы задание запустилось автоматически после того, как вы выполните все настройки.

8. Если у вас будет запущено одновременно несколько задач на автообзвон, определите приоритет каждой задачи по шкале от 1 до 5, где 1 – наиболее приоритетная задача, а 5 – наименее важная. Отмеченный вами приоритет будет влиять на то, как распределятся звонки между заданиями: Облачная АТС сделает больше звонков с приоритетом 1 и меньше – с приоритетом 5.

9. Загрузите файл, который будет воспроизводиться автоинформатором. Поддерживаемые форматы: mp3, .wav, .ogg или .m4a. Максимальный размер файла – 10 МБ.

Если вы хотите использовать разные аудиофайлы для разных клиентов, загрузите архив с необходимыми аудиофайлами и файлом формата .csv, .xls или .xlsx, в которых будет указано, какой файл нужно проиграть для каждого конкретного номера. Если вы загружаете файл в формате .xls или .xlsx, у вас должно получиться 2 столбца – с номером клиента вида 7ХХХХХХХХХХ и названием аудиофайла, который будет для него звучать. Если вы добавляете файл в формате .csv, в каждой строке нужно указать номер телефона и название аудиофайла (разделитель – точка с запятой).

10. Загрузите список номеров клиентов для автообзвона в форматах .csv, .xls или .xlsx. Формат номеров – 7ХХХХХХХХХХ.

Если все номера клиентов соответствуют требуемому формату, вы увидите сообщение об успешном добавлении номеров. Если в одном или нескольких номерах были допущены ошибки, Облачная АТС предупредит вас об этом и укажет строки, содержащие номера неправильного формата.

11. Настройте расписание работы автоинформатора:

• выберите дату старта (любой день в ближайшие 4 месяца, начиная с сегодняшнего);
• определите дату окончания (до 7 дней от даты старта);
• настройте режим (Облачная АТС будет звонить по номерам из списка в указанные дни недели и часы, учитывая часовой пояс, в котором находится клиент – ваш звонок не разбудит клиента и не доставит ему неудобств).

12. Если вы хотите, чтобы Облачная АТС не звонила некоторым клиентам из загруженного вами списка для автообзвона, добавьте исключения. Вы можете настроить, как учитывать в задании список отписавшихся номеров. По умолчанию из задания исключаются все клиенты, добавленные в список отписавшихся. Если вам нужно исключить номера клиентов только из временного списка или оповестить всех клиентов – выберите соответствующую опцию.

Подробнее о создании списков отписавшихся см. ниже.

13. Укажите, как Облачная АТС будет дозваниваться до клиента: сколько секунд будет ожидать ответа, сколько сделает попыток дозвониться, через сколько минут позвонит повторно. Задайте время прослушивания, по истечении которого звонок будет считаться успешным. Если клиент положит трубку раньше, вызов не будет считаться успешным, и Облачная АТС попробует дозвониться еще раз через заданный интервал времени.

14. Нажмите «Сохранить».

Готово! В установленные вами дату и время старта задание на автообзвон запустится автоматически, а вы сможете проследить за выполнением задания на вкладке «Задания» – «Активные».

Обратите внимание:автообзвон начнется в указанное вами время, учитывая часовой пояс клиентов, который Облачная АТС определит по номеру телефона. Если Облачная АТС не сможет определить часовой пояс, автообзвон по этому номеру осуществляться не будет.

Чтобы проанализировать результаты работы автообзвона, вы можете скачать отчет по любой выполненной задаче. Для этого на вкладке «Завершенные» или «Все» найдите нужную вам задачу и в столбце «Отчет» нажмите на иконку скачивания.

В открывшемся окне выберите, каким образом группировать данные в отчете (по номерам клиентов или по вызовам) и формат загружаемого файла.

Даже если автообзвон по заданию уже начался, вы в любое время можете его остановить. Для этого на вкладке «Задания» – «Активные» найдите нужное задание, кликните по нему и в открывшемся окне настройки передвиньте переключатель «Включить информирование» влево.

Как было сказано ранее, номера, которые вы выберите для автообзвона, будут использоваться только для автоматического исходящего обзвона. Все остальные функции Облачной АТС будут недоступны для этих номеров.

Чтобы клиент мог с вами связаться после звонка с автообзвоном, решите, каким образом будут обрабатываться входящие звонки на такие номера.

В настройках автообзвона перейдите на вкладку «Обработка входящих». При входящем звонке на номер для автообзвона вы можете:

• сбросить вызов – клиент услышит «занято»;
• остановить обработку – Облачная АТС больше не будет звонить этому клиенту в рамках всех запущенных (активных) заданий;
• добавить номер в список отписавшихся – вы убедитесь, что клиент услышал ваше сообщение, и больше не будете беспокоить его звонками с автообзвоном;
• включить меню самообслуживания – клиент может прослушать сообщение еще раз, связаться с менеджером или отписаться от аудиорассылок;
• включить переадресацию на внешний номер или SIP URI – все входящие звонки будут автоматически перенаправляться в ваш колл-центр (чтобы настроить переадресацию на SIP URI, в поле «Номер» введите ext@domain , где ext – короткий номер сотрудника или отдела, а domain – ваш домен в формате vpbx487201226.domru.biz).

Вы можете создать список номеров, на которые не нужно направлять сообщения автоинформатора, даже если эти номера оказались в списке для задания, например:

• VIP-клиенты, которым вы всегда предпочитаете звонить лично;
• клиенты, не давшие согласие на информационные рассылки.

Чтобы добавить номера-исключения, в настройках автообзвона перейдите на вкладку «Список отписавшихся».

Номера можно добавлять вручную, для этого:

• нажмите кнопку «Загрузить список»;
• выберите, как долго номера должны находиться в списке исключений – временно или постоянно;
• введите один или несколько номеров в формате 7ХХХХХХХХХХ.

Также вы можете загрузить список номеров из файла в форматах .csv, .xls и .xlsx. Для добавления списка этим способом на вкладке «Список отписавшихся» нажмите кнопку «Загрузить из файла».

В список отписавшихся автоматически попадут клиенты, которые перезвонили на номер для автообзвона и в голосовом меню выбрали пункт «Отписаться от аудио-рассылок».

Список всех отписавшихся номеров можно скачать в формате .csv.

Если у вас есть вопросы по работе услуги «Автообзвон» или предложения по развитию этого функционала – оставьте заявку.